オフィス移転に関する総務担当さんの不安を解消します。

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オフィス移転。普通の社員から見れば、新しくてきれいなオフィスに移って心機一転！ですよね。
だけどオフィス移転を行う総務担当にしてみれば、もうとっても大変な仕事なんです。
ここではそんなオフィス移転で、最初に必要になる作業をお伝えしていきます。

新オフィス、どこにする？ 物件選び

さて移転をするにあたって、最初に確認しておきたいのが「会社の業務にはどんなオフィスが相応しいのか？」「なぜ移転をするのか？」というところ。そこからどんな物件を探せばいいのかをじっくり見極めていきましょう。

立地条件

社員の負担、最寄駅からの距離、取引先へのアクセス、飲食店・銀行など周囲の環境…
社員にとって一番影響が出るのは立地条件かもしれませんね。

設備・使い勝手

耐震基準を満たしているか、有効面積（廊下・トイレなどの共有部分の負担についても）、室内の形状、天井高、空調システム、電気容量、電話回線、管理・セキュリティシステム、駐車場・・・。たったワンフロアのオフィスであったとしても、チェックポイントが山のようにあるんです！
たくさんの項目があって、どれも理想通りにしたい！・・・
気持ちはわかりますがそこはこらえましょう。各条件の優先順位をしっかりと決めるのも、大切な仕事です。

オフィスの内部を考えよう！―レイアウトプラン作成

オフィス移転は、現在のオフィスの問題点を改善できる絶好のチャンスです。
よりよいオフィスづくりを目指して、社員の満足度やOA機器の使用状況などをきちんと調査しましょう。
現在の問題点を把握・整理するのは快適なオフィスづくりの第一歩ですよ！

社員1人当たりの作業スペース

オフィス全体（会議室・応接室などの共有スペースを含む）の面積を社員の人数で割ったときに、効率よく仕事ができる広さとして最低でも10平方メートル（約3坪）は確保したいものです。
OA機器の数や将来の増員を考えて試算しましょうね。

オフィスの通路幅

一般事務を行うオフィスにおいて、大人2人がすれ違うのに必要な幅は1.2m以上。こんなところも考えていかないといけないんです。

騒音対策

OA機器や足音などの騒音を吸収するためのカーペット。オフィスを歩く人の疲労感を和らげる効果もあります。
オフィスの必需品ですね。

照明・空調

社員が1日の多くを過ごすオフィスは、十分な照明と適度な空調が必須です。
明るさ750～1000ルクス、温度22～25℃（湿度40～50％）が快適なオフィス環境といわれています。

収納・インテリア

書類や資料の量は、3年で2倍になるとか…天井近くや壁面などの余剰空間を有効に使うことを考えなくてはいけません。
またデスク・チェアの色や壁紙とのコーディネートなども大事。社員のモチベーションは、オシャレなオフィスによっても上がるものなんです。

エース事務機のサポートスタイル

新しい物件のスペースや形を活かすオフィスレイアウト、いざ考えてみるとさまざまな意見があって、何を優先したらいいのかイメージがつきません。これじゃなかなか理想のオフィスにはたどり着けないですよね。
エース事務機では、レイアウト専門のデザイナーがサポート。適切なスペースのとり方、OA機器の配置計画など「社員の居心地のよさ」と「機能的な業務空間」を両立させるレイアウトプランをご提供させていただきます。

いよいよ書類が交わされます 契約関係

さあ新オフィスへの移転の契約です。まず契約時に必要なものから確認していきましょう。

※預託金とは、賃料の支払い債務、あるいはその他の債務の担保として無利息で貸主が預かるお金です。賃貸借契約が終了したときに借主に返還されるのが一般的です。
次に、契約時に注意しなければならない点をいくつかご紹介しましょう。個人の賃貸契約と似てるところ、違うところがありますね。

定期借家契約

借地借家法が改正されて、2000年3月から「定期借家契約」という新たな制度が施行されました。更新を前提としたこれまでの借家契約と違い「契約の更新がない」「契約期間の満了により賃貸借契約が終了する」というものです。引き続き賃貸を希望するときは再契約が必要になります。

やることはたくさん！これで確認しよう～チェックシート
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